Inhaltsverzeichnis
Antragstellung
Für hochschulbezogene, emanzipatorische Projekte / Propaganda / Aktivitäten könnt Ihr Finanzanträge, Kopieranträge und Druckanträge stellen. Der AStA kann nur solche Anträge bewilligen, die sich im Rahmen der in § 18 Abs. 2 BerlHG niedergelegten Aufgabenzuweisung bewegen.
Achtung: Anträge sind wo immer möglich im Vorhinein zu stellen. Eine Antragsstellung im Nachhinein ist aus vielen Gründen nicht gern gesehen. Das hat unter anderem buchhalterische Gründe, außerdem bleibt ihr dann bei Nichtfinanzierung auf euren Kosten sitzen. Erspart euch und uns viel Arbeit, und stellt eure Anträge im Vorhinein.
Schritt 1: Ausfüllen
Füllt bitte die bereitgestellten Formulare den Vorgaben entsprechend aus. Die Dateien sind hier zu finden: Finanzantrag, Druckantrag. Ihr könnt auch einfach in den AStA gehen und euch die Vordrucke nehmen und direkt dort ausfüllen. Bitte keine Rechnungen/Kassenzettel/Quittungen an den Antrag hängen. Siehe auch den Punkt Abrechnung.
Schritt 2: Einreichen
Reicht die Anträge persönlich im AStA ein oder schickt sie per Post adressiert ans Finanzreferat. Wir nehmen keine per Email oder Fax versandten Anträge entgegen.
AStA FU Berlin
Finanzreferat
Otto-von-Simson-Str. 23
14195 Berlin
Damit ein Antrag auf dem Finanzplenum des AStA behandelt wird, muss er bis zum Donnerstag der Vorwoche im Rahmen der Öffnungszeiten eingegangen sein.
Schritt 3: Vorstellen und Finanzplena
Bitte beschreibt euer Projekt bereits auf dem Antrag möglichst ausführlich. Das Finanzplenum findet wieder wie gewohnt in Präsenz statt. Damit eure Anträge bearbeitet werden, müssen sie von euch vorgestellt werden!! Bucht dazu bitte immer einen Termin.
Die Termine für das nächste Finanzplenum können unter https://termine.astafu.de/ gebucht werden.
Hinweise für Fachschaftsinitiativen
Die Fachschaftsreferent*innen des AStA können Finanz- und Druckanträge von Fachschaftsinitiativen beim Finanzplenum vorstellen. Um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen lest euch bitte genau die Vorgehensweise durch, die hier beschrieben ist. Bitte denkt daran: Das Fachschaftsreferat braucht die wichtigsten Infos zu eurem Antrag per Mail, sonst können sie ihn leider nicht vorstellen!
Der gesamte Prozess kann etwas länger dauern. Je nach Plenumsrhythmus, Timing, und eventuellen Nachfragen dauert das ganze zwischen 1 und 4 Wochen, bis ihr euer Geld in der Hand habt, in Sonderfällen auch länger. Wenn ihr die Reihenfolge nicht einhaltet verzögert sich das ganze noch mehr. Plant daher rechtzeitig, und werft eure Anträge nicht auf den letzten Drücker ein.
Wir stellen gerne Anträge vor, aber behalten uns vor, in manchen Fällen doch darum zu bitten, dass ihr persönlich vorbei kommt. Vor allem bei inhaltlichen Veranstaltungen bei denen ihr Honorare auszahlen wollt ist eine persönliche Vorstellung oder eine sehr ausführliche schriftliche Beschreibung angebracht.
- Als allererstes müsst ihr euren Finanz- bzw. Druckantrag ausfüllen und abgeben. Befolgt dazu Schritte 1-3 weiter oben auf dieser Seite.
- Jetzt könnt ihr dem Fachschaftsreferat eine Mail schreiben, mit der Bitte, den Antrag vorzustellen. Dazu müsst ihr uns Informationen über den Antrag nennen. Das Fachschaftsreferat hat den Antrag nicht vorliegen. Das Referat sitzt im Plenum und muss euren Antrag begründen können. Das heißt: Sagt uns worum sich euer Antrag dreht. Was habt ihr beantragt? Worum geht es, wann ist es, wie lange ist es, wie viele Menschen erwartet ihr/fahren mit etc. All diese Dinge müssen wir wissen, sonst können wir euren Antrag leider nicht vorstellen. Bitte schreibt eure Mails bis spätestens zum Sonntag vor dem Finanzplenum. Unsere Adresse: fsref@astafu.de. Anträge, zu denen uns keine Informationen geschickt wurden, stellen wir nicht vor.
- Wir antworten euch sobald wie möglich, und sagen euch, wie das Plenum entschieden hat. Ein Antrag kann entweder genehmigt, teilweise genehmigt, vertagt, oder abgelehnt werden. Es handelt sich hierbei um die Entscheidung des gesamten Plenums, nicht um eine Referatsentscheidung. Bei vertagten Anträgen fehlt uns oft eine Information bzw. wir haben eine Frage, wir bitten euch dann, die nachzureichen. Bitte beachtet, dass wir keine Garantie geben können, dass Anträge genehmigt werden bzw. wann sie besprochen werden.
- Wenn euer Antrag genehmigt wurde, könnt ihr die Veranstaltung mit den entsprechenden Belegen in der Kassenstunde abrechnen.
Abrechnung
Wenn euer Finanzantrag genehmigt wurde könnt ihr das Geld unter Abgabe von Rechnungen in der Kassenstunde des Finanzreferates abholen. Bitte bringt eure Kassenzettel, Anfahrtickets, Rechnung im Original, usw...mit. Es muss ersichtlich sein, dass das Geld bezahlt wurde. Wenn das nicht aus der Rechnung hervorgeht, braucht ihr auf jeden Fall Kontoauszüge etc., um belegen zu können, dass das Geld bezahlt wurde.
Termine für die Kassenstunde
- Donnerstags, 14-16 Uhr
Unter folgendem Link könnt ihr euch Termine für die Kassenstunden buchen: https://termine.astafu.de/
Tragt euch ein, um einen Termin für die Kassenstunde zu bekommen und erscheint pünktlich! Kein Termin, keine Kassenstunde. Bitte checkt am Tag der Kassenstunde außerdem "kurzfristige Änderungen" auf der Startseite für Änderungen der Zeiten und Termine.
Vollmachten
Wenn ihr ein Honorar, z.B. für einen Vortrag, oder eine Aufwandsentschädigung nicht persönlich abholen könnt, müsst ihr eine Vollmacht ausstellen. Bitte füllt die Vorlage vollständig aus und unterschreibt sie. Mit dem Formular kann dann die bevollmächtigte Person für euch in die Kassenstunde kommen.
Beispiele
Hier gibt es ein paar Beispiele zu typischen Anträgen, und wie sie abgerechnet werden können bzw. müssen.
Erstifahrt/Inifahrt
Für Fahrten bringt am Besten eure Hausrechnung mit, von dem Ort, den ihr gemietet habt. Wenn das nicht geht: Kassenzettel bzw. Anfahrtickets. Es muss ersichtlich sein, dass das Geld bezahlt wurde. Wenn das nicht auf der Rechnung steht braucht ihr auf jeden Fall Kontoauszüge etc., um belegen zu können, dass das Geld bezahlt wurde. Wenn ihr mit dem AStA-Bus gefahren seid und getankt habt (bitte tut das!) bringt auch eure Tankstellenrechnungen mit.
Bundesfachschaftentagung
Dafür braucht ihr einmal eure Tickets/Tankrechnungen etc. für eure Anreise. Auf den Tickets muss ersichtlich sein, dass die Fahrt angetreten wurde. Das heißt: Bei der Bahn nur Papiertickets und dafür sorgen, dass sie gestempelt werden. Beim Fernbus unterschreiben lassen. Wir brauchen außerdem eine Teilnahmebestätigung.
Wenn ihr Teilnahmebeiträge beantragt habt brauchen wir eine Teilnahmebestätigung, auf der ersichtlich ist, wie teuer es war und dass ihr bezahlt habt, sonst kann das nicht erstattet werden.
Erstifrühstück/Grillen/Infoveranstaltungen
Für sowas braucht ihr Kassenzettel.
Honorare
Um Honorare abzuholen, füllt bitte die Honorarabrechnung aus.
Sätze
Für einige typische Anträge von FSIn hat der AStA Sätze erarbeitet. Das heißt, dass es einen festgelegten Betrag gibt, der erstattet wird und im Allgemeinen nicht überschritten wird. Wenn diese Sätze eure Ausgaben nicht decken müsst ihr noch anderweitig an Geld kommen, bspw. über Spenden bzw. Teilnahmebeiträge. Die Sätze gelten in der Regel für jede Initiative genau einmal pro Semester. Ein Satz ist aber keine Garantie, dass Geld genehmigt wird. Das wird immer im Einzelfall nach Haushaltslage entschieden. Stellt eure Anträge daher vor eurer Veranstaltung, das macht eure Planung sicherer. Wenn ihr wollt, dass das Fachschaftsreferat euren Antrag vorstellt, findet ihr dazu weiter oben die Anleitung.
Erstifahrten/Inifahrten
EUR 17 pro Person pro Nacht. Wenn ihr wollt, dass wir solche Anträge vorstellen, sagt also bitte mit dazu wann ihr fahrt, wie lange, wo hin und wie viele Menschen mitfahren.
Bundesfachschaftentagung
Wenn ihr zu einer Fachschaftentagung (BuFaTa) fahrt, kann der AStA sich an den Kosten beteiligen. Die maximale Fördersumme beträgt:
Anfahrt: Bahncard 50 Flexpreis von Berlin zum Ort der BuFaTa für maximal zwei Personen. Dies bestimmt nur den Preis. Ihr könnt auch mit Auto/Bus fahren, oder mehr Personen mitnehmen, der maximale Preis ist allerdings festgelegt durch diesen Satz.
Teilnahmegebühr: Wird erstattet für maximal zwei Personen.
Es handelt sich hierbei um den Maximalbetrag. Es wird immer im Einzelfall und aufgrund des aktuellen Haushalts entschieden, ob eine Förderung in maximaler Höhe möglich ist.
Wenn ihr eine Fachschaftentagung an der FU organisieren wollt, dann stellt bitte einen Finanzantrag mit möglichst ausführlicher Kostenaufstellung und kommt persönlich ins Finanzplenum, um den Antrag zu besprechen.
Erstifrühstück/Grillen/Infoveranstaltungen
In der Regel sind das Veranstaltungen, wo es Essen kostenlos bzw. gegen Spende gibt, meist am Unicampus, bspw. für Erstsemester-Einführungen. Hier beträgt der aktuelle Satz maximal EUR 150 bis 300, je nach Größe der Veranstaltung. Bitte schreibt dazu, wie viele Menschen ihr so erwartet, um da eine Einschätzung vornehmen zu können.